生成AIとExcelで棚卸表を作る方法｜商品データの入力から差異確認まで

Excelの棚卸表で数えた数と帳簿の数が合わないとき、どの欄を見れば原因にたどり着けるのか迷いますよね。

棚卸表のシートは作れても、数え間違いなのか記録漏れなのか切り分けられないまま締め日が近づく、という場面は起きがちです。生成AIに何を渡し、Excelでどこまで自分の手で確認するかを順番に整理します。合成した商品データを使った入力例、差異を出す列の決め方、締める前の確認基準、うまくいかないときの戻し方まで扱います。読み終えたあと、自分の店の棚卸表を一枚作り切れる状態を目指します。

生成AIは列構成づくりと数式の下書きに使い、実際の数量と金額の最終判断は人が持ちます。まずは迷う場面と次の確認先を一つだけ書き出します。

生成AIとExcelで棚卸表を作るときの役割分担

生成AIは表の形と数式の下書き役、Excelと人は数量と金額を確定させる役です。この線引きを先に決めておくと、あとで「AIが出した数字をそのまま信じてよいのか」で止まらずに済みます。

棚卸表づくりでつまずくのは、たいてい表の見た目ではありません。数えた数と帳簿の数が合わなかったときに、どの欄を見れば原因にたどり着けるかが決まっていないからです。差異の原因にたどり着くための欄の決め方は、AIに任せきれない部分になります。

生成AIに任せると早い作業

判断軸はシンプルで、「間違っていてもその場で気づける作業」はAIに渡して構いません。列の並び、見出しの文言、数式の書き方、条件付き書式の指定などが該当します。出力が変でも、Excelに貼れば数秒で分かります。

たとえば「商品コード、商品名、保管場所、帳簿数量、実棚数量、差異数量、単価、差異金額、差異理由の列を持つ棚卸表を作りたい。差異数量と差異金額の数式を教えてほしい」と頼む形です。返ってきた数式はF列やH列の位置だけ自分の表に合わせて直します。

人が最後に決める範囲

逆に、間違いに後から気づけない作業は渡しません。実棚数量の確定、差異理由の判定、単価の採用、締めの承認がそれです。この4つは記録が残らないと、翌期に「なぜこの数字なのか」を誰も説明できなくなります。

特に単価は注意したいところです。AIは空欄を埋めようとして、もっともらしい金額を置いてくることがあります。仕入伝票や在庫マスタで確認できない単価は、空欄のまま残して担当者へ聞くほうが安全です。

渡すデータから外しておくもの

生成AIへ貼る前に、実在の情報を落とします。取引先名、店舗名、個人名、社内の管理番号は、そのまま渡す必要がありません。形だけ伝われば列構成の相談はできます。

具体的には、商品名を「商品A」「商品B」に、仕入先を「仕入先1」に、店舗を「店舗X」に置き換えます。数量や単価も桁数だけ似せた仮の値にしておくと、相談の精度は落ちません。実データを入れるのは、Excelに表が出来上がってからです。

棚卸表の列構成と差異の出し方

差異を追える棚卸表は、商品コード、帳簿数量、実棚数量、差異数量、差異理由の5列が軸になります。ここを崩さなければ、列が増えても読み方は変わりません。

列の意味と入力・計算の区別

列を並べるときは、手で入れる欄と自動で出る欄を分けておきます。混ざっていると、数式が入った欄に数字を直接打ち込んでしまい、翌年も同じ事故が起きます。見出しの色を変えるだけでも防げます。

数式は、差異数量をE列−D列、差異金額をF列×G列という形で置きます。単価が空欄のときに0円と出ないよう、単価が空なら空欄を返す条件を1つ足しておくと読み違いが減ります。

差異の向きを固定する

差異数量の計算順は、期の途中で入れ替えないことが肝心です。実棚から帳簿を引く形にすると、プラスは「数えたら多かった」、マイナスは「足りない」と読めます。逆に置くと、同じ表を見た人が逆の結論を出します。

合成データで見てみます。商品Aは帳簿120個、実棚118個なので差異はマイナス2個、単価500円なら差異金額はマイナス1,000円です。商品Bは帳簿30個、実棚33個でプラス3個。プラス側を「誤差だから」と消してしまうと、別の商品と混ざっていた可能性を見落とします。

差異理由の区分をあらかじめ決める

理由欄を自由記述にすると、同じ事象が三通りの言葉で書かれます。集計もできません。先に選択肢を4〜5個に絞っておくと、入力する人も迷いません。

使いやすいのは、数え漏れ・重複カウント、破損・廃棄の記録漏れ、入出庫の登録遅れ、別商品との取り違え、原因未特定の5区分です。原因未特定を残せる区分にするのがコツで、無理に当てはめさせると翌期の調査ができなくなります。

完成例の読み方

完成した表は、5行程度の合成データで一度動かしてみます。差異がゼロの行、マイナスの行、プラスの行、単価が空欄の行を混ぜておくと、数式の弱点がその場で見えます。

たとえば商品Cを帳簿15個、実棚15個にすると差異は0個、差異金額も0円と出るはずです。ここに何か数字が出たら、参照している行がずれています。商品Dの単価を空欄にしたとき、差異金額が0円ではなく空欄になっていれば、条件の書き方は合っています。

作成から差異確認までの進め方

準備、下書き、実データ入力、差異確認、共有の5段階に切ると、担当者が変わっても同じ手順でたどれます。

準備するものをそろえる

必要なのは、帳簿上の数量が分かる資料、商品コードの一覧、単価の根拠になる資料、数える担当者の割り振りです。ここが揃っていないままAIに相談すると、列は決まっても中身が埋まりません。

単価の根拠は、直近の仕入伝票か在庫マスタのどちらを使うかを先に決めます。混在させると、同じ商品で違う金額が並びます。決めた内容はシートの端に一行メモしておくと、翌期の担当者が同じ判断をたどれます。

下書きと実データ入力を分ける

生成AIとやり取りするのは下書きの段階までです。列構成と数式が固まったら、Excel側で見出し行を作り、数式を入れ、条件付き書式で差異のある行に色を付けます。ここまでが実データを入れる前の準備です。

実データは、帳簿数量を先に流し込み、実棚数量は数え終わってから入れます。同時に入れると、どちらの数字を直しているのか分からなくなります。数える前の表を一部コピーして残しておくと、入力ミスに気づいたとき戻れます。

差異確認で見る3か所

締める前に見る場所は多くありません。合計行、差異が出ている行、単価の空欄です。この3か所を順番に見れば、大きな取り違えはだいたい引っかかります。

差異金額の大きい行から見たくなりますが、先に数量で見るほうが原因に近づきます。単価が違っているだけの行と、実際にモノが足りない行を分けられるからです。

数え間違いなのか記録漏れなのかは、差異の並び方で当たりを付けられます。同じ保管場所でプラスの差異とマイナスの差異が対になっていれば、数え漏れ・重複カウントか別商品との取り違えを先に疑います。数えた総数は合っているのに、行ごとの割り振りだけがずれている形です。

対になる相手がなく、マイナスだけ、あるいはプラスだけが一方向に出ている場合は、記録側を先に見ます。破損・廃棄の記録漏れか、入出庫の登録遅れです。対になっているかどうかを最初に見ると、棚へ戻って数え直すのか、伝票を探すのかが決まります。

どちらにも当てはまらない行は、原因未特定で残して構いません。その場で決め切れないものを無理に振り分けると、翌期に調べ直す手がかりが消えます。

共有と保存を決めておく

保存名は、年月と対象範囲が分かる形にします。「棚卸表_2026年09月_店舗X_確定」のように、確定か途中かを語尾に入れておくと、どれが最新か迷いません。

共有時は、差異のある行だけを抜いた確認用の表を別に作ると話が早く進みます。全行を送られた側は、どこを見ればよいか分からず止まります。見てほしい行だけを渡すと、返事が早く戻ってきます。

うまくいかないときの切り分け方

ここまでの手順でも、差異の原因が見えない場面は出てきます。そのときは、数量の問題か、記録の問題か、表の問題かを先に分けます。数えた側が原因なら棚へ戻り、記録側が原因なら伝票を探し、表が原因なら数式を見ます。

AIの出力が自分の表に合わないとき

数式がエラーになる原因で多いのは、列の位置がずれていることです。AIは一般的な列順を前提に答えるので、自分の表の列記号に置き換える作業は人の側に残ります。1行だけ手で計算して答え合わせをすると早く見つかります。

また、AIが「在庫の評価方法を変えたほうがよい」といった判断まで書いてくることがあります。評価方法や税務上の扱いは社内の経理方針や公的な情報で確認する話で、AIの提案をそのまま採用しない前提にしておくと安全です。

差異が多すぎて追えないとき

全部の原因を突き止めようとすると、締めが遅れます。金額の大きい順に上位を絞り、そこだけ原因を特定して、残りは「原因未特定」で記録に残す形が現実的です。翌期も同じ商品で差異が出たら、その商品が本当に手を入れるべき対象です。

保管場所ごとに差異の件数を数えてみるのも手です。特定の場所に集まっているなら、数え方のルールか棚の並びに原因がある可能性が高くなります。商品ごとに追うより早く見つかります。

用途別に見る判断フレーム

次の表は正解を固定する道具ではなく、確認の順番をそろえるための道具です。迷ったときに、どこから手を付けるかだけ決めておきます。

この表の四つの行は、そのまま作業の順番にもなります。新しく作る段階で差異の計算順を決めておけば、原因を追う段階で迷いません。金額の確定を先にやろうとすると、数量が動くたびに作り直しになります。

関連する作り方として、請求データを同じ考え方で扱う例も参考になります。生成AIとExcelで未入金管理表を作る方法｜請求データの入力から督促対象の確認まででは、入力欄と判定欄の分け方を別の書類で説明しています。

まとめ

棚卸表は、生成AIに列と数式の下書きを任せ、数量と単価と理由は人が決める形に落ち着きます。差異数量を「実棚数量−帳簿数量」で固定し、理由の区分を先に決めておくと、翌期の担当者も同じ読み方ができます。

次に確認すること

まずは手元の商品5件だけで、9列の表を1枚作ってみてください。差異ゼロの行と単価が空欄の行を混ぜておくと、数式の弱点がその場で分かります。

動いたら、差異理由の5区分をシートの端に書き出しておきます。次の棚卸では、そのメモを見た人が同じ判断をたどれるようになります。

Q&A

著者