生成AIとExcelで未入金管理表を作る方法｜請求データの入力から督促対象の確認まで

Excelで未入金管理表を組み直すとき、残額をどの列とどの列の差で出すかは迷いやすいですよね。 請求データはそろっているのに、入金済みと未入金が混ざり、督促すべき相手をその場で言えない。生成AIに何を渡し、Excelにどの列と数式を持たせ、最後に人がどこを見るか。この順番で決めると、表は一度で動きます。テンプレートとして使える完成例、督促メールの文面、送信前の確認項目までまとめました。

未入金管理表は、請求番号・取引先に「請求日・支払期限・請求金額・入金額合計・残額・経過日数・督促段階」の7系統と、連絡を記録するK列の最終連絡日・L列の備考を足した形で回ります。

未入金管理表をAIで作るときの前提整理

目的は「督促対象を毎週言えること」

たとえば「請求済み・一部入金・全額入金」の3状態しか持たない表だと、期限超過が何日かは分かりません。そこで経過日数の列を1つ足します。これだけで、督促の優先順位が並べ替えだけで決まる。更新は週1回でかまいません。週のはじめに入金記録を貼り替え、督促段階の列で並べ替えれば、その週に連絡する相手が上に並びます。

準備するもの

生成AIに渡してよい情報の線引き

実在の取引先名、担当者名、口座情報は生成AIへ渡さず、置き換えた合成データで設計だけを作らせます。表の構造や数式は、固有名詞がなくても組めます。名前を伏せても精度は落ちません。

生成AIに渡す入力と、返ってきた設計の受け取り方

生成AIへは、合成データ・作りたい判定・出力形式の3点を文章で渡します。この3点がそろうと、列構成と数式が一度でまとまった形で返ってくる。「未入金管理表を作って」だけでは汎用的な一覧が返り、手直しが増えるだけです。判定と出力形式は、列名・日付の基準・部分入金の扱い・督促段階の区切りの4項目まで具体的に書きます。

指示に書き込む4項目

実際の指示文は次のような形。合成データは5行で足ります。完了（全額入金）・期限前・期限超過14日以内・期限超過15〜30日・期限超過31日以上を1行ずつ入れ、そのうち2行は部分入金にしておくと、判定の穴が早く見つかる。基準日を前提に書いておかないと、どの行が期限前でどの行が期限超過かをAIが決められません。

【依頼】
下記の請求データをもとに、Excelの未入金管理表の列構成と数式を作ってください。

【前提】
・取引先名は仮名です。実在の企業ではありません。
・基準日は 2026/09/25 とし、セルJ1に手入力します。
・部分入金があるため、残額で未入金を判定します。

【必要な判定】
1. 残額 = 請求金額 - 入金額合計
2. 経過日数 = 基準日 - 支払期限（マイナスは期限前）
3. 督促段階 = 残額0なら「完了」、経過0日以下なら「期限前」、
   1〜14日は「一次連絡」、15〜30日は「再連絡」、31日以上は「要相談」

【サンプルデータ】
請求番号,請求日,支払期限,取引先,請求金額,入金額合計
INV-001,2026/06/30,2026/07/31,A商事,132000,132000
INV-002,2026/08/20,2026/08/20,B工業,88000,0
INV-003,2026/08/31,2026/09/15,C設計,275000,150000
INV-004,2026/09/10,2026/10/10,D物産,49500,0
INV-005,2026/07/31,2026/09/05,E商会,66000,30000

【出力形式】
・列名の一覧（表形式）
・各計算列のExcel数式（2行目を例に）
・条件付き書式の設定条件

基準日2026/09/25で読むと、INV-001が完了、INV-002が経過36日で要相談、INV-003が経過10日で一次連絡、INV-004が期限前、INV-005が経過20日で再連絡。督促段階の5区分が1行ずつ並び、INV-003とINV-005は部分入金の行でもあります。

列構成の完成例

条件付き書式は1つだけ設定します。適用範囲を A2:L200 とし、ルールの数式に =$I2=”要相談” を入れて行全体へ色を付けてください。督促段階が「要相談」の行だけ塗られていれば、設定は正しく入っています。

コピペで使える督促連絡の文面テンプレート

一次連絡（期限から1〜14日）

この段階は行き違いの可能性が高いので、確認のトーンで送ります。文面は3ブロックです。入金確認が取れていない事実、入金予定日の返信依頼、請求書再送という次の行動。以降のテンプレートもこの順番で並べます。督促段階の列で対象を絞り、文面を送り、K列とL列に記録する。ここまでが未入金管理表の1周です。

件名: 【ご確認】請求書No.{{請求番号}} 入金状況のご確認

{{会社名}} {{部署名}}
{{担当者名}} 様

いつもお世話になっております。{{自社名}}の{{自分の名前}}です。

{{請求日}}付でお送りした請求書No.{{請求番号}}（金額 {{請求金額}}円、
お支払期限 {{支払期限}}）につきまして、本日時点で入金の確認が
取れておりません。

行き違いでお手続き済みでしたら、本メールはご放念ください。
まだの場合は、お手数ですが入金予定日をご返信いただけますと助かります。
請求書の再送が必要でしたら、その旨お知らせください。

{{署名}}

▼差し替え項目
{{会社名}} {{部署名}} {{担当者名}} {{自社名}} {{自分の名前}}
{{請求日}} {{請求番号}} {{請求金額}} {{支払期限}} {{署名}}
※{{自社名}}{{自分の名前}}{{署名}}は初回だけ設定すれば以降は固定で使えます。

再連絡（期限から15〜30日）

一度連絡している前提なので、経緯を1行入れます。ここで初めて「いつまでに」という期日を具体的に置きます。

件名: 【再ご連絡】請求書No.{{請求番号}} お支払いについて

{{会社名}} {{担当者名}} 様

お世話になっております。{{自社名}}の{{自分の名前}}です。

{{前回連絡日}}にご連絡いたしました請求書No.{{請求番号}}
（金額 {{請求金額}}円、お支払期限 {{支払期限}}）について、
本日時点で入金の確認が取れておりません。

社内での経理処理の都合がございますので、{{回答希望日}}までに
入金予定日をお知らせいただけますでしょうか。
ご事情がある場合は、分割や期日変更のご相談も承ります。

{{署名}}

▼差し替え項目
{{会社名}} {{担当者名}} {{自社名}} {{自分の名前}} {{前回連絡日}}
{{請求番号}} {{請求金額}} {{支払期限}} {{回答希望日}} {{署名}}

部分入金があったとき

残額だけを扱う文面です。入金済み分への御礼を先に置くと、角が立ちません。

件名: 【ご確認】請求書No.{{請求番号}} 残額のご確認

{{会社名}} {{担当者名}} 様

お世話になっております。{{自社名}}の{{自分の名前}}です。

{{入金日}}に {{入金額}}円のご入金を確認いたしました。
ありがとうございます。

請求書No.{{請求番号}}の総額 {{請求金額}}円に対し、
残額が {{残額}}円となっております。
分割でのお支払い予定でしたら、残額分の入金予定日をお知らせください。
当方の確認漏れでしたら、恐れ入りますが明細をご教示ください。

{{署名}}

▼差し替え項目
{{会社名}} {{担当者名}} {{自社名}} {{自分の名前}} {{入金日}}
{{入金額}} {{請求番号}} {{請求金額}} {{残額}} {{署名}}

送信の前後に確認する4点

要相談（31日以上）

31日以上たった相手には、定型文を送りません。社内の誰に共有してから連絡するか、電話に切り替えるかを先に決めます。文面をそろえるより、判断する人を決めるほうが先です。

人が最終確認する3つの箇所

合計額の突き合わせ

管理表の請求金額合計と、会計ソフトや請求書控えの合計を比べます。1円でも差があれば、行の抜けか二重計上を疑ってください。

日付が文字列になっていないか

CSVから貼り付けた日付は、文字列のまま入ることがあります。文字列だと経過日数の計算が空振りし、督促対象から静かに消えます。これがいちばん見つけにくい失敗。

確認はセルの表示位置で足ります。日付として認識されていれば右寄せ、文字列なら左寄せ。B列とC列に左寄せが混じっていたら、区切り位置や日付形式の設定で入れ直してください。

条件式の境界を1回だけ試す

経過日数の境界は、実際に数値を入れて動かすのが確実です。表の最下部にテスト行を5本置き、経過日数が-3日・0日・14日・15日・40日になるよう支払期限を入力します。経過日数はJ1の基準日から支払期限を引いた値です。そのため支払期限には、順に基準日の3日後・当日・14日前・15日前・40日前を入力します。5行とも請求金額は10000円とします。入金額合計は、最初の4行を0（残額10000）、最後の40日前の行だけ10000（残額0）にします。確認が終わったらテスト行は削除。

表の最終行、残額0で経過40日のテスト値がいちばん大事です。入金済みなのに「要相談」と表示される表は、督促リストとして使えません。残額の判定を条件の先頭に置くと防げます。

つまずきやすい場面と対処

振込名義が請求先と違う

入金記録の名義と請求先名が一致しないと、どの請求への入金かを突き合わせる作業（消し込み）で手が止まります。親会社名義での振込や、代表者名義での入金はよくある形。対処は、L列の備考に「振込名義◯◯＝請求先△△」の形で対応関係を1行残すことです。次に同じ相手から入金があったとき、検索で一発でたどり着けます。

更新が止まる

担当者しか手順を知らない状態だと、その人が休んだ週に更新が飛びます。別シートに、更新手順を3行だけ書き残してください。どこからデータを取り、どの列に貼り、何を確認するか。それだけで代わりの人が動けます。

AIが数式を毎回違う形で返す

同じ依頼をしても、生成AIが返す数式は毎回少しずつ違います。作り直すたびに検算が必要になるので、一度動いた数式は手元にメモとして保存。次回はその数式を提示し、「この形を維持したまま列を1つ追加して」と頼みます。ゼロから作らせ直すより、ずっと安定する。メモには数式と一緒に、直した日付も1行書き足してください。どの版を渡しているかが分かるので、書類のバージョン管理と同じ発想です。詳しくは「どれが最新版？」を二度と言わせない、書類のバージョン管理術でも整理しています。

まとめ

未入金管理表は、7系統のうち計算列の残額と経過日数が出れば動き始めます。生成AIには仮名の合成データと判定ルールを渡し、返ってきた列構成と数式を境界値で試す。合計額、日付の形式、条件の順番。この3点を人が見れば、表として信頼できます。

次に確認すること

まずは手元の請求データを5行取り出し、仮名に置き換えて生成AIに渡してみてください。列構成が返ってきたら、経過日数が0日と15日の行で段階名を確かめます。今週連絡すべき相手が1人でも表から拾えたら、テンプレートの一次連絡がそのまま使えるはず。送った日付をK列の最終連絡日に、伝えた内容をL列の備考に書き足すところまでが、この表の1周です。

更新の担当や頻度のように、運用の決めごとを社内で固めたい場合は、経費精算ルールが曖昧だと損する。最初に決める5つの基準の考え方も参考になります。

Q&A

著者