電子契約に切り替える前に、知っておく法的なポイント

電子契約に切り替える前の注意点が気になるなら、まず効力と保存のルールから確認すると安心です。紙の契約書と同じように扱えるのか、不安になりますよね。 実際には電子契約は法律で認められていますが、契約の種類や署名方式によって、確認すべき点が変わります。本人確認の方法や保存期間を後回しにすると、あとから効力を疑われたり、取引先との認識がずれたりすることもあります。電子契約に切り替える前に知っておきたい法的なポイントを、確認する順番で整理します。

電子契約は電子署名法で認められていますが、契約の種類によっては対象外になる場合があります。

まず要点を先に整理します。

これらの5点を確認したあとに、立会人型と当事者型のどちらを使うかを決めます。立会人型は契約サービスの事業者が本人性を確認する方式、当事者型は契約者本人の電子証明書を使う方式です。判断に迷う契約は、専門家に相談するかどうかもここで決めます。

電子契約の注意点、まず確認したい基本

電子契約を検討するときは、まず何が変わって何が変わらないかを確認します。書類の形が変わるだけで、契約の重みまで軽くなるわけではありません。

紙の契約と何が変わるのか

電子契約に変わっても、契約として成立する条件そのものは紙と変わりません。合意の内容と当事者の意思が明確であることが基本です。契約の成立条件が紙と変わらないと押さえておくと、電子化そのものを怖がる必要はないと分かります。

変わるのは、署名や押印のかわりに電子的な記録で本人性を証明する点です。この記録の残し方が、あとで効力を争われたときの頼りになります。

法律でどこまで認められているか

電子署名法では、一定の要件を満たした電子署名があれば、その文書は本人の意思で作られたものとして扱われやすくなります（推定効力）。要件は、本人による電子署名であることと、署名後に内容が変えられていないことの2点です。ただし、どの契約にも無条件で使えるとは言い切れません。

契約の内容によっては、法令で書面での交付が別に求められる場合があります。切り替える前に、対象の契約が電子化してよいものか確認しておくと安心です。

切り替えのタイミングで出てくる迷い

今すぐ全部を電子化するか、一部だけ試すかで迷う方は多いです。

まず契約件数が多く、形式が決まっている取引から電子化を始めることをおすすめします。例外対応が少なく、運用ルールを試しながら整えやすいからです。

電子契約の注意点を判断する基準

確認しておきたい5つの基準を順番に見ていきます。いずれも、実際の運用に関わる点です。

契約の種類に対象外がないか確認する

書類の名前だけで判断せず、その契約が電子化を制限されていないかを先に見ます。業種や取引内容によって、対象になる範囲は変わります。

電子化できるかどうかは、その契約に書面での交付を義務づける法令があるかで変わります。自分で判断しきれない契約は、顧問弁護士や契約サービスの窓口に書面交付の定めがあるかを確認します。そのうえで電子化してよい契約と紙を残す契約に分けておくと、後から対象外だと気づく事態を避けやすくなります。

契約書のひな形や社内規定に「原本は紙で保管する」という記載が残っている場合、運用が止まる原因になります。ひな形と社内規定を合わせて見直しておくと、現場での混乱を防げます。

本人性と改ざん防止の証明方法を見る

電子契約の効力を支えるのは、誰が合意したかという本人性と、合意後に内容が変わっていないという改ざん防止の両方です。この2点が揃っていないと、あとで効力を疑われる原因になります。

多くの電子契約サービスは、メール認証や電子署名、操作ログの保存で、この本人性と改ざん防止の2点を補っています。導入前に、どの方法で証明しているかを確認しておくと安心です。

タイムスタンプと保存要件をセットで見る

契約が成立した日時を証明するタイムスタンプと、契約データの保存期間は、別物として扱わず一緒に確認します。どちらか一方だけ整えても、確認の手間は減りません。

保存の考え方は領収書の電子保存、スキャンするときのルールと注意点とも共通する部分があります。電子データの保存場所と検索性を先に決めておくと、後から探す手間を減らせます。

承認フローと確認者を先に決める

電子契約は押印の回覧がなくなるため、誰が最終確認をするかが見えにくくなりがちです。回覧の工程がなくなる分、確認の抜けに気づきにくくなります。

契約金額や重要度に応じて、確認者を1人か2人に決めておくと、承認漏れや二重契約を防げます。

相手の同意と運用ルールを整える

電子契約への切り替えには、取引先の同意が欠かせません。相手が紙を希望する場合もあることを、先に想定しておきます。

事前に電子契約へ切り替える案内を送り、紙を希望する相手には例外対応を用意しておくと、取引先とのトラブルを避けやすくなります。

ここまでの確認点を整理すると、次の5点です。

電子契約の方式を選ぶ判断フレーム

電子契約には複数の方式があり、契約の重みに応じて選び分けると迷いにくくなります。方式を先に決めておけば、サービス選びもスムーズになります。

立会人型で十分な契約

立会人型は、契約サービスの事業者が本人性を確認する方式です。手続きが簡単で、導入のハードルが低いのが特徴です。

定型的な業務委託契約や、金額の小さい取引であれば、この方式で十分なことが多いです。

当事者型が必要な契約

当事者型は、契約者本人が電子証明書を持ち、より厳密に本人性を示す方式です。導入や運用の手間は増えますが、効力の確からしさを重視したいときに向いています。

不動産取引や、重要な権利義務を定める契約では、当事者型を求められる場合があります。

立会人型と当事者型の違いを整理すると、次のようになります。

社外の専門家に相談すべき契約

契約内容が複雑だったり、過去にトラブルがあった取引先との契約は、社内だけで判断を終えないようにします。自己判断で進めると、後の交渉で不利になることもあります。

顧問弁護士や契約サービスの窓口に、電子化してよいかを一度確認しておくと、後の交渉がスムーズです。

保存期間と見直しのタイミング

電子契約の注意点は、切り替えた後の運用にも続きます。保存と見直しのタイミングも先に決めておきましょう。

契約書など帳簿書類等の保存期間は、対象契約の根拠法令と税務上の保存ルールを確認してから決めます。法人が保存する帳簿書類等の保存期間は、原則7年です。ただし欠損金額が生じた事業年度の帳簿書類は10年間保存します（国税庁）。契約書もこの7年と10年の区分に当てはめて年数を決めます。

確認した年数は対象契約ごとに記録しておくと、電子化と保存場所を決めるときに迷いにくくなります。制度が変わることもあるため、定期的な見直しが欠かせません。

対象になる契約の範囲を先に分ける

すべての契約を一度に電子化しようとすると、確認が追いつかなくなります。範囲を絞ることで、担当者の負担も分散できます。

まずは電子化してよい契約と、紙のまま残す契約を分けてリスト化しておくと、運用の抜け漏れを防げます。

確認期限から逆算する

契約によっては更新や解約の通知期限が決まっています。電子化した後も、この期限管理は別途必要になることが多いです。

カレンダーやリマインダーに期限を登録し、電子契約サービスの通知機能と二重で持っておくと安心です。

相談先と記録を残す

判断に迷った契約は、誰に相談したか、どう決めたかを記録に残しておきます。記録は長文にせず、日付と結論だけで十分です。

後から似たような契約が出てきたときに、過去の判断を参考にできるので、確認の手間が減ります。

まとめ

電子契約に切り替える前に知っておきたい法的なポイントを、確認する順番でもう一度整理します。

電子契約は法律で認められていますが、注意点は契約の種類の制限と、本人性の証明・保存の仕組みに表れます。確認するのは、契約の種類の制限、本人性と改ざん防止、タイムスタンプと保存期間、確認者、取引先の同意の5点です。この5点を契約ごとに確認し、確認者と保存場所を先に決めておくと、切り替え後の迷いが減ります。

この5点を確認したあとに、立会人型と当事者型のどちらを使うか、必要なら専門家に相談するかどうかを決めます。

次に確認すること

まずは直近で更新予定の契約を1件選び、電子化してよいかどうかを確認してみましょう。

契約の種類に電子化の制限がないか、本人性と改ざん防止、タイムスタンプと保存期間、確認者、取引先の同意の5点を見れば、その契約が電子契約に向いているかどうかが見えてきます。

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