「期日を過ぎても入金がない」二通目・三通目の督促の書き方

督促状の二通目、三通目をどう書くか、迷って手が止まることありますよね。 一通目を送っても入金がないと、次はどこまで踏み込んだ言い方にするか、判断がつきにくいものです。相手との関係を壊さずに支払いを進めてもらえるかどうかは、二通目以降の言葉選びで決まります。一通目との違いは「二通目と三通目の違いを整理する」で確認できます。二通目・三通目で変えるトーンは、目的・トーン・含める情報・次の行動を段階ごとに並べた「用途別の判断表」で確認できます。相手に求める行動は、文面テンプレートを確認しながら形にしていきましょう。盛り込む金額や期限、確認する担当者をどう書くかも、具体的な例文を見ながら一つずつ埋めていけば迷いません。

二通目は「催促」ではなく「状況確認」のトーンで書くと、相手の抵抗を抑えられます。まず、今まさに迷っている案件を一つ選んだうえで、目的と最終確認者を先に決めておきましょう。

二通目と三通目の違いを整理する

二通目と三通目は、書類の名前よりも目的、送るタイミング、相手に求める行動の3点で考えると文面が決めやすくなります。

目的の違い

一通目は「期日のお知らせ」が中心ですが、二通目は状況確認、三通目は対応方針の提示へ役割が変わります。同じ督促でも、送るたびに狙いが変わる点をまず押さえておきます。

たとえば二通目の書き出しは、「ご入金の確認が取れておりません」という事実確認です。三通目では「今週中にご連絡がない場合は」と、次の対応へ踏み込みます。役割がずれると、相手も対応の優先度を判断しにくくなります。

タイミングの違い

二通目は、支払期限を過ぎても入金が確認できない時点で送ります。三通目は、二通目を送ってから返信も入金もない状態が続いたタイミングで送ります。間隔を決める材料は、支払期限からの経過日数、金額の大きさ、相手の支払い処理サイクル（月末締めなど）の3点です。

間隔を詰めすぎると催促の印象が強まりますし、空けすぎると「忘れられた」と受け取られかねません。送付間隔は、社内の確認フローに合わせてあらかじめ決めておくと迷いにくくなります。

相手に求める行動の違い

二通目で求める行動は「状況の回答」か「支払いの実行」のどちらか一方に絞ると、相手も動きやすくなります。両方を同時に求めると、結局どちらも後回しにされがちです。

三通目では、具体的な期限と連絡方法まで示し、相手が次に何をすればよいかを一文で分かるようにします。次の連絡手段を書くのは三通目からです。電話での再確認を予告する一文は、実際に電話をかける運用がある場合にだけ入れます。文面の強さは、金額と相手との関係性で調整します。

コピペで使える文面テンプレート

二通目と三通目でそのまま編集して使える文面を用意しました。ここではメールで送る場合の文面例を示します（郵送する場合は件名の行を省き、日付と差出人を本文の冒頭に置きます）。件名、宛名、本文を差し替え、末尾の社内確認欄を削除すれば送付できる形にしています。

二通目に使う文面例

件名：【ご請求書No.◯◯◯◯】ご入金確認のお願い
宛名：株式会社〇〇　〇〇様
本文：
いつもお世話になっております。
先日お送りしました請求書（No.◯◯◯◯、金額◯◯円、支払期限◯月◯日）につきまして、ご連絡いたします。本日時点で、ご入金の確認ができておりません。
行き違いでしたら恐れ入りますが、ご確認のほどお願いいたします。
もしお支払いが難しいご事情がある場合は、◯月◯日までにご一報いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

株式会社△△　経理部　〇〇
電話：000-0000-0000／メール：〇〇@〇〇.co.jp

社内確認欄：金額と期限を上長確認（◯月◯日・確認者◯◯）

三通目に使う文面例

件名：【再送】ご請求書No.◯◯◯◯のご入金について
宛名：株式会社〇〇　〇〇様
本文：
たびたびのご連絡となり恐縮です。
請求書No.◯◯◯◯（金額◯◯円）につきまして、◯月◯日にもご連絡いたしました。本日時点で、ご入金を確認できておりません。
誠に恐れ入りますが、◯月◯日までにお支払い状況のご連絡をお願いできますでしょうか。
ご連絡がない場合は、改めてお電話にてご確認させていただくことがございます。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　経理部　〇〇
電話：000-0000-0000／メール：〇〇@〇〇.co.jp

社内確認欄：金額・期限・次の連絡手段を上長確認（◯月◯日・確認者◯◯）

送付前に確認する基準は、次の4点です。

二通目の督促状の書き方で見る判断基準

二通目の督促状は、目的・日付・金額・確認者の4点を分けて確認します。あわせて、送付前に起きやすい宛名と添付のつまずきも見ておきます。社内確認で文面を戻される回数を減らす鍵は、誰が何を見るかという確認範囲を、一文でテンプレートに残すことです。

書類名ではなく目的を見る

「督促状」という名前にとらわれると、文面がどれも同じトーンになりがちです。送る一通ごとに、何を伝える段階かを先に決め、その目的から文面を組み立てるようにします。

状況確認が目的なら柔らかい言い回し、支払い依頼が目的ならやや踏み込んだ言い回しを選びます。目的を先に決めてから言葉を選ぶと、文面がぶれません。

日付と金額を別々に見る

日付のずれと金額のずれは、原因も対応も異なります。同じ文面で両方を扱うと、相手がどちらを優先して確認するか分かりにくくなります。

日付だけがずれている場合は、入金予定日の確認を依頼しましょう。金額がずれている場合は、請求書の内容そのものを見直してから送付します。

確認者を先に決める

督促文面は、送る前に誰が最終確認するかを決めておくと、表現の強さで迷う時間が減ります。個人の判断で送ると、後から言い過ぎと差し戻されることもあります。

金額が大きい案件や、三通目に進む案件は、上長の確認を通してから送付すると安心です。確認者をテンプレートにあらかじめ記載しておくと、担当者が変わっても運用がぶれません。入金を確認する担当者と、返信をもらう期限も、送付前の段階で決めておくと対応が滞りません。

テンプレートの末尾には、送信前に削除する社内確認欄を残します。社内確認欄には「社内確認欄：金額と期限を上長確認（◯月◯日・確認者◯◯）」の形で、確認項目・確認者・確認日を1行にまとめます。確認者を先に決めるのは、言い過ぎた文面のまま送ると、相手との関係を修復する手間の方が大きくなるからです。

宛名が実際の窓口とずれる

担当者の異動や退職で、宛名が実際の窓口と合わなくなることがあります。古い宛名のまま送ると、相手に届いても対応が遅れる原因になります。

送付前には、前回のやり取りから宛先が変わっていないかを確認しましょう。請求対象の案件が相手の認識とずれていないかも、合わせて確認します。部署名や役職も、分かる範囲で最新のものに合わせておくと丁寧な印象になります。

添付資料が足りない

本文で請求書番号を書いても、請求書そのものを添付していないと、相手が内容を確認できず返信が遅れます。二通目以降は、必要な資料をそろえてから送る意識を持つと安心です。

添付を忘れやすいのは、過去のメールを引用せず新規作成した場合です。送信前に、添付ファイル名と本文中の請求書番号が一致しているかを見比べておきます。

用途別の判断表

判断表は、目的・トーン・含める情報・次の行動の4点を、段階ごとに同じ順で見比べる表です。二通目は、相手の失念が疑われるときは「条件提示」、食い違いを防ぎたいときは「事実記録」として読み分けます。下の判断表では、この2つを別の行に分けています。

支払い条件を再提示する場合

二通目で多いのは、支払期限や金額などの条件をもう一度明確に伝える場面です。相手が単純に失念しているケースでは、強い言葉より条件の再提示だけで解決することが多いです。

条件を再提示する場合は、請求書番号、金額、期限の3点を文面の早い段階に置き、依頼文はやわらかい表現にとどめます。

やり取りの事実を記録に残す場合

返信がない、または言った言わないの食い違いが起きそうな場面では、事実関係を書面で残すことを優先します。送付日や内容を具体的に書くと、後から確認するときに役立ちます。

事実を記録に残す場合の文面は、依頼よりも「いつ、何を送ったか」という記録が中心です。感情的な表現は避け、淡々とした事実の並びにとどめます。

支払いを強く依頼する場合

二通目でも反応がなく、三通目に進む場面では、次の対応方針まで踏み込んだ依頼が必要になります。次の連絡手段を文面に入れてよいのは、三通目の段階からです。

断定的な言葉や脅すような表現は避けるのが基本です。「ご連絡がない場合は電話でご確認します」のように、事実としての次の行動を伝える形にとどめます。

段階ごとの判断表

実務で進める順番

進める順番は、準備、作成後の確認、共有と保存の3段階に分けます。担当者が変わっても、二通目・三通目の督促を同じ流れで進められます。

準備するものをそろえる

送付前に、請求書の控え、入金予定日の記録、過去のやり取りの3点をそろえておきます。この3つがあれば、文面のどこに何を書くか迷いません。

前回送付したメールが残っていれば、同じスレッドで返信する形にすると、相手も経緯を追いやすくなります。新規作成が必要な場合は、件名に請求書番号を入れておきます。

作成後に確認する

文面ができたら、宛名、金額、日付、添付ファイルの4点を声に出して読み上げるくらいの気持ちで確認します。急いで送ると、ここでの見落としが一番多いです。

可能であれば、送信前にもう一人の目を通してもらいます。特に三通目は表現が強くなりやすいため、第三者の確認が差し戻し防止につながります。

共有と保存まで決める

送付したら、送付日、文面、相手の反応を記録に残します。次に担当者が変わっても、同じ経緯から対応を引き継げるようにしておきます。

保存先は、請求書管理と同じフォルダやツールにまとめておくと探しやすいです。督促の履歴は、次回以降の文面づくりの参考にもなります。

まとめ

督促状の二通目は「入金状況の確認と支払期限の再提示」、食い違いが起きそうなときは「やり取りの事実の記録」、三通目は「対応方針の提示」とトーンを分けます。目的・日付・金額・確認者の順に中身を確認すると、現場で迷いにくくなります。

文面のトーンは、段階に応じて変えるのが基本です。事実と依頼を分けて書くことが、関係を壊さずに支払いを進めてもらうコツです。

督促以外にも、相手に伝えにくい内容を文面で扱う場面があります。たとえば見積もり依頼の断り方、関係を壊さない丁寧な文面や、値上げのお願いをどう伝える？納得してもらう文面の組み立ても、同じように事実と依頼を分ける考え方が役立ちます。

次に確認すること

まずは、やり取りが止まっている案件を一つ選び、目的と最終確認者を書き出します。そのうえで、送った文面と届いた請求書の内容を見比べてみます。

ずれがあれば、今回の判断表を見返し、目的から決め直すとスムーズです。次に送る文面のトーンと含める情報を整理しておくと、迷いが減ります。

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