お店や会社を経営している方や、営業の方は見積書を作成する場面が多いですよね？
- 手書きで見積書を書くのは面倒
- １つ１つ足して合計を計算するのが面倒
- Excel(エクセル)やWord(ワード)は初心者だから苦手
上記のような事を悩んでる方は多いのではないでしょうか？
そのお悩みを解決できる、合計や消費税が自動で計算される見積書のテンプレートを公開したいと思います。
Excel(エクセル)が苦手な初心者の人でも、簡単に入力ができるように、入力する所は最低限になるように関数を入れて作りました。
また、見積書に必要な項目や入力内容も解説しています。
解説を読んで頂ければ、基本的には作成できると思います。
目次
見積書テンプレートについて
この見積書テンプレートで出来ること
- 数量と単価を入力すれば、合計や消費税(8%/10%/非課税)が自動計算されます。
- 基本項目を入力すれば、様々なパターンで使用可能です。
- インボイス制度にも対応した請求書にコピーが可能です。
Excelについて
この記事では、なるべく簡単に分かりやすく書いていますが、多少のExcelの知識が必要になります。例えば「セル」や「シート」といった言葉は使用しています。
Excel初心者でExcelのこと何も分からないよという方は、500円でわかるエクセルという本を読みながらこのテンプレートを使うのがオススメです。500円とは思えないほど、分かりやすく１からフルカラーで書かれています。
またExcelのソフトが必要な方はマイクロソフトの公式サイトから購入すると、他のソフトも同梱されていて値段が高いです。
なので、まだExcel(エクセル)を持っていない方はAmazonや楽天からの購入がおすすめです。
見積書テンプレート無料ダウンロード
デザイン重視のカラーverと、コピー代を抑えたい方向けのモノクロverを用意しましたので、お好きな方をご使用ください。
バージョンがExcel 2007以降なら基本的には使えます。
ご使用の環境(OS・ブラウザ等)によっては、デザインが適切に表示されない場合があります。調整してお使い下さい。
見積書テンプレートの最初の設定
見積書テンプレートのダウンロードが完了したら
カラーverをダウンロードしたら「E00005_estimate_color」というファイル名で、モノクロverなら「E00006_estimate_monochrome」というファイル名でダウンロードされます。
ダウンロードしたファイルを開いて(基本的にはダウンロードのフォルダに入っています)、
下のタブで「表紙」をクリックして下さい。
下で説明するものは、「表紙」のシートで行って下さい。
自分の会社情報を入力
まずは、会社名や住所等を入力しましょう。
登録番号は見積書では不要ですが、お客様からすると適格請求書発行事業者と分かった方が良いので、適格請求書発行事業者に登録していれば入力しておいた方が良いと思います。
登録番号は「T + 13桁の番号」で、番号は法人の場合は法人番号、個人事業主には法人番号と重複しない数字が登録者ごとに割り振らています。
(インボイス登録番号は登録通知書や、e-Taxの通知書等一覧でご確認ください。)
上の画像のところに情報を入力してから、一旦保存しておくと、後で雛形として使いやすいのでおすすめです。
シートの説明
「表紙」…見積書の１枚目になるシート(見積項目が少ない場合は、この表紙のみしか使用しません)
「内訳明細書」…「表紙」の明細の行数が足りない場合や、項目別に明細を作成したい場合に使用します
見積書テンプレートの入力の仕方
各入力箇所の説明(表紙)
見積書として記載が必要な項目には、見出しの横に☆を付けてあります。
印刷して、後から手書きという使い方もできます。
①見積書の提出先(お客様名)を入力☆
見積書の提出先(お客様名)を入力して下さい。
住所は入力しなくても大丈夫です。
会社名の後には「御中」、個人名の後には「様」を入力するのがマナーです。
②見積書の作成日を入力☆
見積書の作成日を入力して下さい。
③見積番号を入力
必要ない場合は入力しなくても大丈夫です。
管理上必要な場合は入力して下さい。
④件名を入力
見積書の件名を入力してください。
例えば、「○○月分 サービス費」、「○○サービス」等です。
入力しなくても問題はありませんが、入力した方が親切かと思います。
⑤納期を入力
商品やサービスの納期を入力して下さい。
納期が決まっていない場合や、必要ない場合には入力しなくても大丈夫です。
⑥見積書有効期限を入力
見積書の有効期限を入力して下さい。
目安は1ヶ月～2ヵ月後の日付を入力しておいた方が良いです。
特に最近は原価が変わりやすいので、見積後に商品やサービスの金額が変更なる場合は、入力しておいた方が良いです。
⑦支払条件を入力
見積りした商品やサービスの支払条件を入力して下さい。
例えば、「御社指定による」、「現金」、「銀行振込」、「納品後〇日以内」等です。
必要ない場合は入力しなくても大丈夫ですが、条件が曖昧なまま取引するとトラブルにつながる恐れがあるため、入力した方が良いです。
⑧税区分を選択☆
軽減税率(消費税が8%)の項目は、セルを選択して出てくる三角形をクリックし、「8%」を選択してください。
非課税の場合「非」を選択してください。
10%の場合は何も選択しないでください。
⑨取引日を入力☆
取引日を入力して下さい。
(商品の納品日や、業務を遂行した日等)
⑩品名・品番を入力☆
品名や品番を入力して下さい。
ここには、なるべく相手が分かりやすい品名を入力した方が良いです。
品番だけを入力すると、相手が分からずトラブルの原因になります。
⑪数量を入力☆
数量を入力して下さい。
※数量を入力しないと小計が自動で計算されません。
⑫単位を入力
単位を入力して下さい。
単位が不要な場合もあると思いますが、どんな業種にも使えるように単位という項目を入れておきました。
⑬単価を入力☆
単価を入力して下さい。
※単価を入力しないと小計が自動で計算されません。
数量と単価を入力すると小計が自動で計算されます。
⑭備考を入力
連絡事項や、注意事項等を入力して下さい。
入力しなくても大丈夫です。
以上を入力すれば、基本的に請求書は完成です。
見積書テンプレートの各入力箇所の説明(内訳明細書)
「内訳明細書」には、「表紙」の明細の行数が足りない場合や、項目別に明細を作成したい場合に使用して下さい。
⑮項目を入力
見積書の項目を入力して下さい。
入力しなくても大丈夫です。
項目ごとに内訳明細書を作成したい場合は、内訳明細書を増やす必要があります。
内訳明細書の増やし方
- 「内訳明細書」のタブで右クリック
- 「移動またはコピー」をクリック
- 「(末尾へ移動)」を選択
- 「コピーを作成する」にチェックマーク
- 「OK」をクリック
上の①～⑤までを繰り返せば何ページも作成可能です。
⑯～㉒の入力方法
⑯～㉒の入力方法は表紙の⑧～⑬と同じです。
見積書テンプレートの入力が完了したら
編集したExcelファイルを保存する
左上の保存マークをクリック(上書き保存)するか、
左上の「ファイル」→「上書き保存」か「名前を付けて保存」で保存できます。
編集したExcelファイルを印刷する
左上の「ファイル」→「印刷」で印刷できます。
このテンプレートはA4のサイズで設定してあります。
見積書テンプレートの項目を請求書へコピーする方法
請求書テンプレートのダウンロード
「テンプレートを見る」 → 「無料ダウンロード」 → 「ダウンロード」(青いボタン)と進んでダウンロードして下さい。
まずは、上記の請求書をダウンロードして下さい。
見積書の項目を請求書にコピーする手順
見積書の項目を選択
コピーしたい対象の範囲(品名～単価等)を選択して下さい。
(小計には関数が入力されていますので、小計は選択しないで下さい。)
コピーを選択
右クリックをしてコピーを選択して下さい。
キーボードの「Ctrl」を押しながら「C」を押してもコピーできます。
請求書の貼り付けたい位置を選択
請求書のExcelファイルを開いて、貼り付けたい位置の一番左上のセルを選択して下さい。
(取引日から選択している場合は、取引日の箇所を選択して下さい。)
貼り付けを選択
右クリックをして貼り付けを選択して下さい。
キーボードの「Ctrl」を押しながら「V」を押しても貼り付けできます。
完成
貼り付けができたら、小計などは自動で反映されます。
その他
Excelから使い方を見る
各シートの右上に使い方を見るというボタンがあります。
ここをクリックすると、この記事が開きます。
見積書 (インボイス制度対応)テンプレートのまとめ
①1シート目の「表紙」を開く
②「表紙」シートに会社名や住所等を入力
・入力の仕方
①「表紙」シートに提出先、見積日、見積番号、件名、納期、見積書有効期限、支払条件、税区分、取引日、品名・品番、数量、単位、単価を入力
②必要に応じて、「内訳明細書」シートの項目、軽減税率のチェック、取引日、品名・品番、数量、単位、単価を入力
③以上を入力すれば、基本的に見積書は完成。
・入力が完了したら
①左上の保存マークをクリックで、保存
②左上の「ファイル」→「印刷」で印刷
・その他
①使い方を見るというボタンをクリックで、この記事が開く
以上、見積書テンプレートの無料ダウンロードと、使い方をまとめてみました。
管理者の方が効率良く、仕事ができるように他にもテンプレートなどを作成したいと思っています。
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